Que ningún correo con plazo se te venza porque nadie lo abrió.
Conectamos los buzones por donde tu empresa recibe solicitudes con plazo legal. Cada una queda registrada desde que entra, con el adjunto leído, el plazo contado y un responsable.
Una hora · Le seguimos el rastro a un caso real de tu empresa
Término para contestar1 d 18 h
- 09:14Auto admisorio de tutelaMedida provisional
- 09:15Dirección JurídicaCon dueño
- 16:31Respuesta enviada al juzgado y al usuarioCerrado
Lo que te sanciona llega como un correo más.
- La tutela llega a notificaciones judiciales con el plazo dentro de un PDF escaneado.
- El requerimiento de la superintendencia llega reenviado dos veces, con el término en el folio 3 del oficio.
- La PQR entra al correo de servicio revuelta con mil consultas.
En los tres, el asunto no dice nada y el plazo ya está corriendo.
Ninguno de esos correos anuncia lo que trae. Lo importante está en el adjunto, y ni el buzón ni la mesa de ayuda lo abren. Así que el control termina en un Excel, en un abogado que revisa buzones cada mañana y en la memoria de dos o tres personas.
Funciona hasta el día en que una se vence. Y ese día lo más difícil es demostrar qué pasó.
- 08:02RE: consulta sobre mi facturaLeído
- 08:05Notificación judicial 11001 40 03 012Sin abrir
- 08:06Reclamación formal por cobro no autorizadoSin abrir
- 08:11FW: FW: requerimiento de la superintendenciaSin abrir
- 08:12Encuesta de satisfacciónLeído
Para el regulador, tarde es lo mismo que nunca.
No contestar, contestar fuera de término, sin notificar al usuario o incompleto: las cuatro cuentan como no haber respondido.
En Colombia, la sanción tiene cifra. Y en una tutela, tiene nombre.
COP 172 y 109 millones
Multas de la Superintendencia de Industria y Comercio a dos operadores de telecomunicaciones en 2021 por no atender PQR en término.
COP 227 millones
Multa de la Supersalud a una EPS por trámites vencidos y reclamos de riesgo vital sin contestar.
Hasta seis meses de arresto
En una tutela, el desacato recae sobre la persona responsable y su superior. No sobre la empresa.
Fuera de Colombia pasa igual: lo que no se lee, no se responde.
USD 15 millones
Una agencia de crédito en Estados Unidos pagó esa suma en 2025. El regulador encontró que sus agentes no revisaban la mayoría de los documentos que los usuarios adjuntaban a sus disputas.
1 de cada 6
Las quejas que las aseguradoras australianas no identificaron como quejas, según su regulador en 2024.
64 %
De las auditorías a aseguradoras de salud en Estados Unidos en 2017 encontraron apelaciones tramitadas como si fueran quejas simples.
Informe de auditorías de los Centros de Servicios de Medicare
Cada cifra enlaza al documento del regulador que la publica.
Un solo registro, desde que el correo entra hasta que el usuario recibe su respuesta.
Trabajamos sobre los buzones que tu empresa ya tiene, al lado de la mesa de ayuda y del sistema jurídico que ya usas.
Empezamos por seguirle el rastro a un caso real
Diagnóstico
Revisamos por dónde entran las solicitudes con plazo, quién las reparte, quién responde y dónde se pierde el rastro.
Conectamos los buzones en solo lectura
Durante unas semanas el sistema registra y clasifica sin tocar nada, y comparamos lo que ve contra lo que tu equipo tiene anotado.
Construimos tus reglas
Tus tipos de solicitud, tus plazos, tus áreas, tus sistemas. Cada regulador y cada empresa tienen los suyos, y por eso esto se hace a la medida.
Lo operamos contigo
Lo dudoso siempre pasa a una persona. Las reglas se ajustan con esos casos.
Lo que nos preguntan antes de empezar
- Ya tenemos Zendesk, Salesforce o un sistema jurídico. ¿Esto lo reemplaza?
- No. Se conecta a ellos. Cubre lo que hoy queda por fuera: el correo cuyo contenido está en el adjunto, el buzón que no es de servicio al cliente, y la prueba de que la respuesta salió.
- ¿Con esto vamos a responder más rápido?
- Vas a dejar de perder por lo que se podía evitar: el correo que nadie vio, el plazo mal contado, la respuesta que estaba lista y no salió, y la que salió pero no se puede probar. Si un área tarda porque la respuesta de fondo es difícil o porque no tiene gente, eso lo vas a ver con nombre y cifra.
- ¿Qué pasa cuando la IA se equivoca?
- Cada decisión sale con un nivel de confianza. Lo que queda por debajo del umbral que definamos pasa a revisión de una persona. La respuesta al usuario o al juez siempre la decide y la firma alguien de tu equipo.
- ¿Funciona con Gmail y con Outlook?
- Sí, con Google Workspace y con Microsoft 365.
- Manejamos datos de salud y financieros. ¿Dónde quedan?
- Empezamos con acceso de solo lectura. La información de tu empresa se queda en una instalación separada de la de cualquier otro cliente, el contenido de los correos nunca se escribe en registros técnicos, y firmamos el acuerdo de tratamiento de datos que exija tu área de cumplimiento.
Revisemos por dónde se te están yendo los plazos
Trae un caso que se haya vencido o que casi se vence. En el diagnóstico reconstruimos su recorrido y te mostramos en qué punto se perdió.
Agendar mi diagnóstico gratuitoUna hora · Por videollamada
Sales con:
- El mapa de por dónde entran hoy tus solicitudes con plazo.
- Los puntos del recorrido donde se pierde el rastro.
- Qué se puede arreglar primero y qué no.